Pourquoi être en conformité avec ses obligations légales impacte la formation de ses collaborateurs ?

La conformité (aussi appelée “Compliance”) et la formation des collaborateurs de l’entreprise sont sans nul doute devenus des enjeux stratégiques pour toute organisation. Souvent difficiles à déceler, des liens étroits existent entre ces deux notions. Alors, dans quel cadre une formation peut-elle devenir obligatoire ? L’employeur est-il réellement tenu de s’y conformer ? Et pourquoi est-ce si important de former ses collaborateurs à ces sujets ?

Conformité et formations professionnelles, quels liens ?

La conformité est un sujet RH en soi sur lequel nombre d’organisations s'essoufflent. Elle regroupe toutes les obligations auxquelles une entreprise (de plus d’un salarié) est soumise par la loi (via le droit du travail) et par les normes applicables. Ces exigences rassemblent des domaines larges. Par exemple : la représentativité des salariés, la gestion des risques (santé et sécurité au travail), les contrats de travail, ou encore l’affichage obligatoire en interne.

En matière de formation professionnelle, les obligations ne sont pas en reste. L’employeur se doit de former ses collaborateurs tout au long de leur carrière et/ou dans le cadre d’une évolution de leur emploi. L’article L.6321-2 du code du travail, introduit par la loi du 5 septembre 2018, définit les formations obligatoires comme étant « toute action de formation qui conditionne l'exercice d'une activité ou d'une fonction, en application d'une convention internationale ou de dispositions légales et règlementaires (…) ».

Aussi, face aux bouleversements récents qu’a connu le monde de l’entreprise (mondialisation, digitalisation, responsabilisation sociétale et environnementale, etc.), de nouvelles thématiques émergent et rentrent dans le cadre de ces formations dites obligatoires. La plus marquante en date : le Règlement Général de la Protection des Données (RGPD). Il continue de faire l’objet de multiples adaptations pour toute organisation.

Quels risques encourus par les entreprises non-conformes ?

Se mettre en conformité par rapport à ces obligations légales est donc un des nombreux challenges que l’employeur se doit de relever. De manière générale, les risques encourus en cas de non-conformité peuvent varier selon les sujets pour deux raisons. La première, c’est tout simplement qu’il n’y a pas d’entité unique qui les régulent mais plusieurs (ex : CNIL pour le RGPD, Agence Française Anti-corruption pour la corruption, etc.). La deuxième, c’est que l’impact économique et sociétal (et donc la gravité) diffère selon la thématique.

Pour continuer sur le cas du RGPD par exemple, celui-ci est entré en application le 25 mai 2018. Une mise en conformité avec le Règlement européen est obligatoire pour éviter d’éventuelles sanctions. Celles-ci vont jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires mondial ! A cela peuvent s’ajouter les sanctions du code pénal, allant jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 300 000€ d’amende. Le 25 mai 2021, cela fera 3 ans que le texte est entré en application. Cette échéance correspondra alors à la date limite de mise en conformité pour les entreprises.

Quelles incidences sur votre plan de formation ?

Un exemple de sanctions qui a de quoi refroidir plus d’un dirigeant ! Et les conséquences qui en découlent sur les plans de formation des collaborateurs sont assez logiques : * L’employeur devra s’organiser pour anticiper ces échéances, et donc former ses collaborateurs en amont face à ces changements. Un calendrier parfois serré à respecter. Surtout si le nombre de salariés est important, et que la formation ne doit pas être synonyme de baisse de productivité. * L’employeur devra pouvoir justifier auprès des autorités de contrôle que les collaborateurs ont bien été formés au sujet. Un détail qui semble parfois anodin, mais qui a de lourdes répercussions sur l’organisation et le mode d’accessibilité des modules. Un suivi rigoureux des progressions et des performances de la formation devra être opéré.

Alors, quelles solutions pour se former rapidement à ces sujets de conformité ?

En termes de formats, l’éventail des types de formations est vaste. On peut généralement retenir : * Les formations inter-entreprise ou intra-entreprise : Les formations inter-entreprise se déroulent au sein de l’organisme de formation, et réunissent plusieurs entreprises différentes. Pour les formations intra-entreprise, les salariés sont formés au sein de leur entreprise, par un organisme de formation ou par des formateurs internes. Bien que plus conviviaux, ces événements mobilisent généralement les collaborateurs sur plusieurs jours. Leur organisation n’est donc pas simple. * Les formations à distance en ligne (e-learning) : L’enseignement à distance est devenu très populaire au fil des années. Le digital prend de plus en plus d’importance, et la Covid 19 a obligé à revoir nos façons de travailler. Les avantages sont multiples : facilité de déploiement, suivi des performances, etc. Que cela soit en autonomie (MOOC) ou accompagné (par le formateur), la flexibilité d’apprentissage est au cœur du dispositif.

Par ailleurs, il est intéressant de constater que des formats de formation courts existent aujourd'hui. Ils permettent aux collaborateurs de faire converger leurs missions quotidiennes et leurs besoins d’apprentissages.

Là aussi, nombreux sont les organismes à se positionner sur la sensibilisation des collaborateurs d’entreprises aux sujets complexes tels que le RGPD ou la RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises). Certains se sont d’ailleurs spécialisés dans des domaines spécifiques comme la cybersécurité au travail. Néanmoins, tous ne proposent pas les mêmes prestations, notamment du point de vue de l’approche pédagogique, des modes de déploiement ou encore de la disponibilité en plusieurs langues.

Il convient donc à toute entreprise d’étudier quelle solution lui conviendrait le mieux en fonction de ses besoins, de sa structure et du nombre de salariés concernés.