Los 8 pilares
El artículo 17 de la Ley Nº 2016-1691, de 9 de diciembre de 2016, relativa a la transparencia, la lucha contra la corrupción y la modernización de la vida económica, introduce una obligación de vigilancia por parte de determinadas empresas. Se aplicarán ocho medidas y procedimientos en virtud de la obligación de vigilancia.
La ley Sapin 2 se basa en 8 pilares fundamentales.
1/ Un código de conducta
El código de conducta define e ilustra los diferentes tipos de comportamiento que se deben proscribir con respecto a la corrupción y el tráfico de influencias. Debe incorporarse al Reglamento Interno de la empresa, de manera que los interesados puedan identificar de manera sencilla y fácil las prácticas aceptables en materia de regalos, mecenazgo, vida política, o las penas incurridas...
2/ Un dispositivo de advertencia interno
Se debe definir un dispositivo de advertencia interno. Proporciona a los empleados un método claro para denunciar comportamientos o situaciones que son contrarios al código de conducta de su empresa. Tengan cuidado, si no se respeta este procedimiento, el informe es nulo y sin efecto.
3/ Un mapa de los riesgos de corrupción
La cartografía de los riesgos es una documentación destinada a identificar, analizar y priorizar los riesgos de la exposición de la empresa a solicitudes externas con fines de soborno, basándose en particular en los sectores comerciales y las zonas geográficas en que opera la empresa. Debe ser actualizado regularmente.
4/ Procedimientos de evaluación por terceros
Los clientes, los proveedores de primer nivel y los intermediarios también deben ser evaluados con respecto a la cartografía de los riesgos. Los socios comerciales están más expuestos a los riesgos de corrupción. Por ejemplo, utilizando parte de su comisión para pagar un soborno para obtener un nuevo contrato. Por lo tanto, deben ser auditados sistemáticamente.
5/ Procedimientos de control contable
Se deben establecer procedimientos de control contable, ya sea interno o externo. Están concebidos para garantizar que los libros, registros y cuentas no se utilicen para ocultar hechos de corrupción o de tráfico de influencias, como facturas falsas por servicios ficticios.
6/ Formación de los directivos y el personal expuestos
Es preciso establecer un sistema de capacitación para los administradores y las personas más expuestas a los riesgos de corrupción y tráfico de influencias.
7/ Un sistema disciplinario
El sistema disciplinario establece las sanciones que se aplicarán a los empleados de la empresa en caso de violación efectiva del código de conducta: amonestación, reprimenda, despido, despido, etc. El texto debe ser claro y, sobre todo, conocido por los empleados, incorporándolo al reglamento interno.
8/ Un mecanismo de control y evaluación
Un sistema de vigilancia y evaluación permite hacer un seguimiento de la eficacia y la correcta aplicación de las medidas del programa de lucha contra el soborno de la empresa mediante auditorías periódicas internas o externas.